Privacyverklaring

Toepassingsgebied van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle gebruikers van onze diensten, websites, applicaties, functies of andere diensten waar ook ter wereld, tenzij deze onder een afzonderlijke Privacyverklaring vallen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën personen:

•    verzenders: verzenders, met inbegrip van hun werknemers, of personen die een zending verzenden;

•    ontvangers van zendingen: elke persoon die een zending ontvangt;

•    personen die belangstelling tonen voor ons en onze diensten of ervoor betalen;

•    zakelijke partners: zakelijke partners, met inbegrip van hun werknemers;

•    sollicitanten: personen die solliciteren op een baan;

•    medewerkers.

Alle hierboven genoemde personen worden "u" of "uw" genoemd.

Onze procedures inzake gegevensbescherming zijn onderworpen aan de toepasselijke wet- en regelgeving op de plaatsen waar wij actief zijn. De beschreven procedures in deze Privacyverklaring worden enkel uitgevoerd als dit is toegestaan door regionale of lokale wet- en regelgevingen inzake gegevensbescherming.

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen, omdat onze diensten, de manier waarop wij uw persoonsgevens verwerken of in de toepasselijke wet- en regelgeving wijzigen. Wij raden u daarom aan om onze Privacyverklaring regelmatig te bezoeken.

Wie is verantwoordelijk

De juridische entiteit die optreedt als uw verwerkingsverantwoordelijke bepaalt hoe en waarom uw gegevens worden verwerkt:

Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor een specifiek doel. 

Waarom wij uw gegevens verwerken

Bij DHL eCommerce verwerken wij uw gegevens alleen voor specifieke doeleinden en wanneer wij een wettelijke grondslag hebben, namelijk:

• uitvoering van een contract of wanneer u stappen onderneemt om een contract met ons te starten;
• voldoen aan een wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd en om uw en onze belangen te behartigen. Zo trachten wij de klantentevredenheid te verhogen, onze diensten voor u te verbeteren en communicatie en interactie met ons te vergemakkelijken. Daarnaast willen wij u een snelle, eenvoudige en goedkope dienst leveren alsook onze relatie met u en de mogelijkheden die zich daarbij voordoen beter beheren. Dit stelt ons in staat om onze routes te optimaliseren, uw gegevens beter te beschermen en ervoor te zorgen dat er geen verboden en onaanvaardbare goederen in ons netwerk terechtkomen. Wij zullen ervoor zorgen dat deze gerechtvaardigde belangen met elkaar in evenwicht zijn. Indien van toepassing, heeft u het recht om bezwaar in te dienen;
• toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken.

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Voor u als klant

Om onze producten en diensten te leveren, waaronder:

Om onze relatie met u te beheren, waaronder:

 Om onze / uw producten te beschermen, waaronder:

Voor u als ontvanger 

Om uw pakket te kunnen leveren

Voor u als zakenpartner 

Om diensten aan ons te leveren, waaronder:

Voor u als kandidaat 

Om u bij ons te verwelkomen, inclusief:

Voor u als werknemer

Om u bij ons te verwelkomen, inclusief:

Voor iedereen

Om uw gegevens te beschermen en te beveiligen, inclusief:

Bezoek aan onze website 

Wanneer u onze websites bezoekt, registreren wij uw gegevens die wij nodig hebben om de website voor u toegankelijk te maken (bijvoorbeeld IP-adres, datum en duur van uw bezoek). Verdere opslag in logbestanden vindt plaats om de functionaliteit van onze websites en de veiligheid van onze systemen te waarborgen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van uw gegevens. Wij wissen uw gegevens zodra deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Gebruik van verschillende apps of webapplicaties 

Wanneer u gebruikmaakt van een van onze apps, registeren wij uw gegevens die wij nodig hebben voor het gebruik van de app. Daarnaast registeren we eventuele voorkeuren of houden we bepaalde gegevens bij in een dergelijke app. Indien de webapplicatie bedoeld is voor de klant of consument worden eventuele ontvangen en/of verzonden pakketten aan uw account gekoppeld. 

Screening van de zending

Zendingen worden gescreend om hun inhoud te verifiëren, om na te gaan of ze overeenstemmen met de gedetailleerde beschrijving, om hun waarde te controleren en om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en onze gebruiks- en vervoersvoorwaarden. Wij screenen alle zendingen voor veiligheidsdoeleinden om te voorkomen dat verboden en onaanvaardbare items ons netwerk binnenkomen of om strafbare feiten of misbruik op te sporen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat het de soepele werking en voortdurende verbetering van onze producten ten voordele van u verzekert.

Uitzonderingen bij de zending

DHL streeft ernaar uw zending met de grootst mogelijke zorg en zonder onnodige vertraging te leveren. Als wij uw zending niet kunnen leveren, wordt deze geretourneerd naar de verzender. Als er bijvoorbeeld geen adres kan worden gevonden, wordt de zending door ons daarin gespecialiseerde afdeling afgehandeld. Wij kunnen uw zending openen om een retour- of leveradres te achterhalen.

Screening van geweigerde partijen

Geweigerde partijen zijn personen of entiteiten die op een lijst van geweigerde personen van een regelgevende instantie zijn geplaatst, waarvan de invoer- of uitvoertransacties verboden zijn. Deze partijen kunnen ook door een regelgevende instantie gesanctioneerd zijn wegens illegale handelingen zoals betrokkenheid bij terrorisme, drugshandel, witwassen van geld of proliferatie van wapens. Zendingen van of naar geweigerde partijen zijn vaak verboden.

Elke zending in het DHL eCommerce-netwerk wordt gescreend op geweigerde partijen. Zendingen naar of van mogelijk geweigerde partijen kunnen worden tegengehouden voor verdere controle om na te gaan of de zending niet verboden is. Om een snelle vrijgave van de zending te vergemakkelijken, kunnen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs vragen.

Op basis van uw gerechtvaardigd belang en die van DHL eCommerce, verwerken wij uw gegevens en kunnen wij strikt noodzakelijke gegevens gedurende een beperkte periode bewaren. Dit voorkomt dat uw toekomstige zendingen vertraging oplopen door het screeningproces. U heeft u het recht om bezwaar in te dienen, mondeling of schriftelijk.

Voor vragen over de regelgeving, handelssancties en geweigerde partijen kunt u terecht op de websites van de betrokken autoriteiten, bijvoorbeeld van de Verenigde Naties, de Europese Unie en de Amerikaanse regering.

Telefoongesprekken en gespreksopnames

In bepaalde gevallen zal DHL u bellen om contractuele onderwerpen te verduidelijken, om uw feedback te verzamelen of voor marketingdoeleinden. De rechtmatigheid hiervoor is de uitvoering van een contract, een gerechtvaardigd belang of toestemming. 

Als u ons belt of wij u bellen, kan het gesprek worden opgenomen in verband met de zending, opleiding en kwaliteitsredenen. Wij zullen uw gespreksopname verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgevingen inzake gegevensbescherming en telecommunicatie. Als voor het opnemen van een gesprek toestemming nodig is, wordt het gesprek pas opgenomen nadat u toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Vanaf dat moment zal alle communicatie niet langer worden opgenomen. In landen waar de opname van gesprekken onderworpen is aan een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar indienen tegen de opname.

Feedback van klanten 

DHL kan contact met u opnemen om uw feedback en ervaringen met ons te registreren. Uw reactie helpt ons om verbeteringen aan te brengen in de levering van onze producten en diensten. 

Digitale communicatiekanalen

Om de communicatie tussen u en DHL te vergemakkelijken, bieden wij u de mogelijkheid om contact met ons op te nemen via communicatiekanalen van derden (bijvoorbeeld LinkedIn, Twitter of Facebook) en via onze eigen communicatiekanalen zoals de chat(bot). De systemen reageren met antwoorden op basis van trefwoorden of geven uw verzoek door aan een medewerker in een live chat. Dit is een snelle en eenvoudige manier om antwoorden te krijgen over de status van uw zending of over onze producten en diensten. DHL heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw gegevens voor het faciliteren van onze communicatie. Indien u geen gebruik wenst te maken van een dergelijk kanaal, kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Voor meer informatie over de gegevensbeschermingspraktijken van de aanbieders van communicatiekanalen, kunt u terecht op hun websites.

Cookies en soortgelijke technologieën

DHL maakt gebruik van verschillende technologieën om uw gebruikersvoorkeuren of andere informatie op te slaan om onze diensten voor u zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk te maken. Wanneer u onze website(s) bezoekt, wordt u via een voorkeurenmenu geïnformeerd dat uw toestemming nodig is voor het gebruik van bepaalde cookies, zoals analytische cookies of soortgelijke technologieën.

Geografische locatie

DHL verzamelt uw locatie rechtstreeks van u. Wij bieden u een verbeterde gebruikerservaring op onze systemen door kaartsystemen te integreren (bijvoorbeeld Google Maps, Microsoft Bing Maps...). Het gebruik van uw locatie kan deel uitmaken van het traceren van zendingen, het zoeken van locaties en de levering bij DHL ServicePoint als u ervoor heeft gekozen uw zending om te leiden. 

Videobewaking ‘CCTV’

DHL heeft videobewakingscamera's geïnstalleerd om de toegang tot onze gebouwen en specifieke locaties zoals parkeerterreinen te controleren, en om toezicht te houden op onze bedrijfsactiviteiten. Videobewaking wordt gebruikt ter preventie om onrechtmatig handelen te voorkomen en veiligheid van onze bezoekers, personeel en onze en uw eigendommen te garanderen, en om toezicht te houden op de operationele processen in onze faciliteiten. Daarom hebben wij een gerechtvaardigd belang voor beveiligings- en toegangscontroledoeleinden, hetgeen noodzakelijk is voor het beheer van de gebouwen van DHL en de gebouwen die door een zakenpartner gebruikt wordt binnen ons gehele logistieke proces.

Sociale media

Wij stellen u onze sociale media pagina’s ter beschikking, zoals Facebook, Instagram. Twitter of LinkedIn, om onze relatie met u beter te beheren en om met u te communiceren. Daarom hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw gegevens. 

DHL ServicePoints

Het is voor u (in Nederland) mogelijk om zendingen te verzenden en te ontvangen via ServicePoints. Deze DHL ServicePoints kunnen eigendom zijn van DHL of van een derde zakenpartner (bijvoorbeeld uw plaatselijke krantenwinkel). Indien u ervoor kiest om via een DHL ServicePoint te werken, zal DHL alleen de minimale en strikt noodzakelijke gegevens verwerken om onze contractuele verplichtingen na te komen. Dit kan zijn het leveren van uw zending bij het door u gekozen DHL ServicePoint of het verzenden van uw zendingen naar de gekozen ontvanger.

Betalingspartners

DHL biedt u verschillende betaalopties om uw betaalervaring te vergemakkelijken. Wij accepteren alle gangbare betaalpassen en creditcards, evenals online betaalsystemen. Uw betalingsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de verwerkingsnormen van de betalingsindustrie om de door u gevraagde dienst te kunnen leveren en om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen.

Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen en gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om uw zending op te halen, te vervoeren en te leveren.

Wij kunnen uw gegevens direct of indirect verzamelen. Wanneer u actief informatie met ons deelt, bijvoorbeeld door een account aan te maken, contact met ons op te nemen of een formulier op onze website of een enquête in te vullen, ontvangen wij uw gegevens rechtstreeks van u. Wanneer wij uw gegevens ontvangen van een externe derde partij (bijvoorbeeld een verzender), ontvangen wij uw gegevens indirect. In dit geval is het de verantwoordelijkheid van de leverancier van de gegevens om de juistheid van de gegevens te waarborgen en deze aan ons over te dragen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Informatie voor onze zakenpartners  

Wij verwerken gegevens voor u als onze zakenpartner, zodat wij onze contracten met u kunnen beheren of diensten van u kunnen ontvangen.

Wij verzamelen en verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor onze overeengekomen contractuele doeleinden en zullen alleen gegevens delen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en beperkt tot de overeengekomen doeleinden.

Wij gebruiken uw diensten om onze medewerkers en onze klanten beter van dienst te kunnen zijn. Zo kan DHL garanderen dat onze klanten een kwalitatieve service krijgen voor het ophalen en leveren van hun zendingen, diensten voor het beheer van zendingsgegevens, partners voor veiligheid en beveiliging, audits, betalingsproviders en IT-hosting.

Hoelang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk om onze doeleinden te vervullen, onze contracten uit te voeren en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. 

Wij bepalen een passende en redelijke bewaartermijn door rekening te houden met de aard, de gevoeligheid en de noodzaak van uw gegevens in combinatie met de wettelijke vereisten die in de verschillende landen van toepassing zijn.

Wij streven er voortdurend naar de bewaartermijn van gegevens tot een minimum te beperken wanneer het doel, de wet of contracten ons daartoe in staat stellen. 

Hoe wij uw gegevens beveiligen

DHL neemt de beveiliging van uw gegevens zeer serieus. Wij hebben diverse strategieën, controles, beleidsregels en maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens veilig te houden. Onze beveiligingsmaatregelen worden continu verbeterd. Wij maken gebruik van beveiligingsmaatregelen zoals firewalls, netwerk-inbraak detectiesystemen en applicatie-monitoring. Waar nodig beveiligen wij uw gegevens door gebruik te maken van pseudonimisering en encryptietechnieken bij de opslag en overdracht van uw gegevens. Wij zorgen voor strikte fysieke toegangscontroles in onze gebouwen en gecertificeerde datacenters.

Als onderdeel van onze beveiligingsstrategie hebben wij auditprogramma's opgezet om ervoor te zorgen dat onze systemen en diensten voldoen aan het informatiebeveiligingsbeleid van DHL Group. Het informatiebeveiligingsbeleid van DHL Group is gebaseerd op de ISO27001 standaard.

Daarnaast nemen wij een aantal maatregelen om risico's te verminderen, zoals (maar niet beperkt tot) het regelmatig trainen van onze medewerkers en het organiseren van simulatieoefeningen van incidenten door ons Cyber Defense Center.

Het doel is een continue werking van het IT-systeem en het voorkomen van ongeoorloofd gebruik of verlies van gegevens.

Met wie delen wij uw gegevens

DHL zal uw gegevens alleen delen of overdragen in het kader van het uitvoeren van de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet, wanneer dit is toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving en met de juiste waarborgen.

Wij geven uw gegevens door aan de volgende categorieën ontvangers:

• DHL Group-entiteiten: overdracht is nodig binnen de DHL Group om onze producten en diensten te leveren en te verbeteren. Doorgifte kan ook plaatsvinden om onze relatie met u te beheren, om u te identificeren en om te voldoen aan uw privacyrechten
• Zakenpartners: de overdracht is beperkt tot wat nodig is (bijvoorbeeld om uw zending op te halen of te leveren bij een DHL ServicePoint, in sommige gebieden om uw zending op te halen en te leveren).
• Overheidsinstanties: doorgifte is vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving (bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting tijdens de verwerking van de zending)

Uw gegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doorgegeven aan andere entiteiten van de DHL Group, externe zakenpartners of overheidsinstanties wanneer dit is toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. In dergelijke gevallen zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de overdracht van uw gegevens te waarborgen (bijvoorbeeld onze bindende bedrijfsvoorschriften, standaardcontractbepalingen).

Het DHL Group Data Privacy Policy inzake gegevensbescherming regelt onze normen voor de verwerking van uw gegevens.

Wij respecteren uw rechten

De wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet in meerdere rechten die u kunt uitoefenen:

Recht van inzage

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de informatie die wij over u bewaren en om deze in te kijken.

Dit omvat uw recht om aanvullende informatie te vragen over de categorieën van uw gegevens die wij verwerken, voor welke doeleinden, de categorieën van zakenpartners aan wie de gegevens kunnen worden toegezonden en uw andere rechten met betrekking tot ons gebruik van uw gegevens.

Wij zullen u binnen één maand na uw verzoek een antwoord bieden, indien noodzakelijk kan deze termijn twee keer met een maand verlengd worden.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om objectief onjuiste gegevens te laten corrigeren.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking wanneer deze op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd, zoals direct marketing.

Recht om uw toestemming in te trekken

U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, als u deze eerder hebt gegeven. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de eerdere verwerkingen die op grond van uw toestemming hebben plaatsgevonden. 

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkings-verantwoordelijke. Wij zullen u een export geven van de gegevens die u aan ons heeft verstrekt.

Recht op gegevenswissing/vergetelheid

U heeft het recht om, in bepaalde omstandigheden, uw gegevens te laten verwijderen. Wanneer uw recht om te worden vergeten geldig is, en alleen indien noodzakelijk, kunnen minimale gegevens over u worden bewaard om ervoor te zorgen dat u niet opnieuw wordt gecontacteerd. Als u opnieuw gebruik maakt van onze diensten, wordt u behandeld als een nieuwe klant.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om een beperking te vragen van de manier waarop uw gegevens worden gebruikt.

Recht in verband met geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering

Op dit moment neemt DHL geen geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar gevolg voor u. Indien dit in de toekomst wel het geval is, zullen wij dit doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. U heeft dan het recht om een herziening van de geautomatiseerde verwerking te vragen.

U kunt uw verzoek op basis van de bovenstaande rechten of andere vragen over deze Privacyverklaring richten aan onze Data Privacy Offical (DPO), via dit formulier. 

DHL kan uw verzoek niet in behandeling nemen zonder voldoende bewijs van uw identiteit. Wij wijzen u erop dat de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voorwaarden kan opleggen aan de uitoefening van de bovenstaande rechten.

Privacyverzoeken en vragen (AVG)

Wij behandelen al uw verzoeken en vragen die betrekking hebben tot uw privacy rechten en de AVG, met de zorg die zij verdienen. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en uw privacy kunt u contact opnemen met onze Data Protection Officer (DPO).

Contact opnemen

Als wij problemen rond uw privacy of met betrekking tot de AVG niet oplossen, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw plaatselijke gegevensbeschermingsautoriteit. Voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens en voor België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt: april 2024

Woordenlijst

• Klant: onder klant verstaan we ten aanzien van deze privacyverklaring, zowel de zakelijk als de particuliere klant 
• Zakelijke partners: derden die diensten aan ons verlenen
• Aanbieders van communicatie-kanalen: derden die ons het gebruik van hun communicatiekanalen ter beschikking stellen
• Verwerkings-verantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doelen en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens
• Gegevens: alle persoonsgegevens die betrekking hebben op een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is
• DHL eCommerce: DHL, wij, ons, onze
• DPO: de functionaris voor gegevensbescherming ziet erop toe dat de regels inzake gegevensbescherming binnen het bedrijf worden nageleefd
• Verwerker: de verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens de verwerkingsverantwoordelijke
• Ontvangers van zendingen: de partij aan wie de zending wordt geleverd, bijvoorbeeld ontvanger, buren
• Verzenders: de partij die via ons een zending verstuurt